Verantwoordelijke medewerker meegeven

Doel

Met het veld assignee_email geeft je integratie direct aan welke medewerker verantwoordelijk wordt voor een nieuwe aanvraag. Zo hoeft er in Plenno niemand meer handmatig toe te wijzen.

Voorbeeld

{
  "name": "Jan Voorbeeld",
  "email": "jan@example.com",
  "external_id": "website-lead-1001",
  "type": "lead",
  "assignee_email": "sanne@example.com"
}

Hier hoort sanne@example.com bij Sanne Demo, een teamlid van Demo Installatiebedrijf.

Wat er gebeurt

• De Aanvraag wordt toegewezen aan Sanne Demo.
• Is het een saleslead (type is lead of ontbreekt, met een livesleutel), dan krijgt de gekoppelde Deal dezelfde verantwoordelijke.
• Met een livesleutel is de melding over de nieuwe aanvraag voor die medewerker, in plaats van voor de persoon die de sleutel heeft aangemaakt. Die melding gaat per e-mail, en als browsermelding als de medewerker browsermeldingen heeft aangezet. Een testsleutel verstuurt nooit meldingen.

Een aanvraag met een ander type (bijvoorbeeld download) krijgt de verantwoordelijke wel, maar heeft geen Deal.

Voorwaarden

Het e-mailadres moet het adres zijn van een actief teamlid van dezelfde Plenno-organisatie als de API-sleutel. Zie je het teamlid in Team met status actief, dan werkt het adres.

Het adres moet verder een geldig e-mailadres zijn (maximaal 160 tekens). Hoofdletters maken niet uit.

Als het e-mailadres niet klopt

Hoort het adres niet bij een actief teamlid van jouw organisatie, dan weigert Plenno de aanvraag met 422 validation_error:

{
  "success": false,
  "error": {
    "code": "validation_error",
    "message": "One or more fields are invalid.",
    "fields": {
      "assignee_email": {
        "code": "assignee_not_found",
        "message": "Must be the email address of an active member of this organization"
      }
    }
  }
}

Dit geldt voor een onbekend adres, een geschorst teamlid en een adres van iemand buiten jouw organisatie. Plenno geeft daarbij bewust altijd hetzelfde antwoord, zodat de API niet te gebruiken is om te controleren wie er lid is.

De aanvraag is dan niet aangemaakt en je external_id blijft vrij. Corrigeer het adres (of laat het veld weg) en stuur de aanvraag opnieuw met dezelfde external_id.

Zonder assignee_email

Laat je het veld weg, dan wijst Plenno de aanvraag toe aan de persoon die de API-sleutel heeft aangemaakt, als dat een eigenaar is. Heeft een medewerker met extra toegang API en integraties de sleutel aangemaakt, dan krijgt de aanvraag geen verantwoordelijke. Is de maker van de sleutel geen actief teamlid meer, dan neemt de Hoofdeigenaar die plek in.

De melding over de nieuwe aanvraag gaat in dat geval naar de maker van de sleutel (of de Hoofdeigenaar). Een eigenaar of beheerder kan de verantwoordelijke later in Plenno wijzigen.

Let op

• assignee_email werkt alleen bij het aanmaken. Met PATCH kun je de verantwoordelijke niet wijzigen; dat doe je in Plenno.
• Bij een herhaalde aanroep met dezelfde external_id (zie Een aanvraag aanmaken en bijwerken) geeft Plenno de bestaande aanvraag terug en verandert de verantwoordelijke niet.

Vervolg

Lees Live- en testsleutels.